Digitalizarea câștigă tot mai mult teren, multe companii își transferă operațiunile în spațiul online. Întrebare logică: există o diferență între contabilitatea online și contabilitatea tradițională? La ce ar trebui să fii atent și ce greșeli pot fi făcute? Iată răspunsul nostru pe scurt.
Dacă te gândești să înființezi un magazin online, este indicat să obții informații mai detaliate despre contabilitate și finanțe, întrucât unele elemente diferă de contabilitatea tradițională.
Magazinele web sunt nucleul comerțului electronic, mizează pe un număr mare și în continuă schimbare de clienți, iar valoarea achizițiilor este mereu diferită. De aceea este indicat să te gândești la toate înainte de a face pasul: așa nu vei fi surprins.
Înființarea unui magazin online: care sunt costurile inițiale?
Înainte de a explica la ce trebuie să acordăm atenție în contabilitate, este important să înțelegem ce presupune începerea unui magazin online. La urma urmei, cheltuielile inițiale pot fi mari, iar costurile de întreținere necesită și o planificare continuă.
Costurile inițiale ale magazinului online
1. Costul motorului de magazin online: acesta depinde dacă este un motor de magazin web auto-dezvoltat, închiriat sau open source;
2. achiziționarea domeniului: este de asemenea necesar să decidem dacă ne propunem piața maghiară sau internațională (hu sau com ending);
3. Certificat SSL: pentru plata criptata;
4. achiziționarea spațiului de stocare: datorită vitezei, nu contează ce fel de spațiu de stocare cumpărăm, așa că nu merită să fie salvat;
5. pentru a începe magazinul web, veți avea nevoie și de o afacere pentru a putea plăti facturile;
6. parteneri financiari și de livrare: unde și cum vor plăti clienții? Cine ar trebui să fie partenerii financiari (plată cu card bancar, Simplepay, Barion, PayPal etc.), ce companie de curierat să aleagă: GLS, MPL etc.
Costuri de operare a magazinului online
1. achiziționarea produsului: în cazul achiziției trebuie luate în considerare și costul achiziției și taxa de livrare;
2. producție: costul depinde și dacă îl producem noi înșine, dacă da, cu costurile echipamentelor, costurile materialelor etc. trebuie, de asemenea, numărate;
3. depozitare si logistica: marimea produsului determina ce costuri vor fi suportate;
4. comision de tranzacție financiară: produsul este achiziționat printr-un canal protejat, care are un cost;
5. cheltuieli juridice și administrative: costul juridic este unic, dar taxa de contabilitate este continuă;
6. dezvoltare și întreținere: pe măsură ce magazinul online crește, va avea nevoie de dezvoltare continuă;
7. serviciu pentru clienți: acest lucru se aplică și taxelor de serviciu pentru clienți;
8. marketing: este necesar să investim în puterea marketingului nu doar la început, ci continuu.
Contabilitatea magazinului online este diferită de contabilitatea tradițională?
Două reguli speciale care diferă de contabilitatea tradițională intră în vigoare în contabilitatea magazinului online.
• Pentru fiecare tranzacție trebuie emisă o factură (în orice caz, desigur - dar în cazul unui magazin online, înainte de livrarea mărfurilor): aceasta poate fi și o factură electronică, dar la livrarea produsului, un document rezumativ este necesară. Acesta poate fi avizul de livrare sau o copie a facturii, iar în cazul unei facturi pe hârtie, originalul, dar coletul trebuie să conțină unul dintre ele.
• Cota de TVA a taxei de livrare este aceeași cu cota de TVA a produsului: deoarece există mai multe lucruri la care trebuie să acordați atenție în acest caz, explicăm în detaliu ce înțelegem prin aceasta mai jos.
La ce ar trebui să fim atenți în ceea ce privește taxele de livrare? Este important să știți diferența dintre o taxă de transport și un cost de transport.
Costul livrării: indică suma pe care proprietarul magazinului web o va suporta pentru livrare, acesta plătește această sumă firmei de curierat sau oficiului poștal; în timp ce taxa de livrare: aceasta este suma pe care clientul o plătește magazinului online, adică cât va costa livrarea.
Întrucât cele două taxe nu au nicio legătură între ele din punct de vedere al calculului TVA-ului, este important să se facă distincția între ele. In cazul taxei de livrare, dintre produsele incluse in comanda, il luam in calcul pe cel cu cea mai mare cota de TVA. Aceasta este de obicei 27%.
Cu toate acestea, este important de știut că serviciile oferite de Magyar Posta sunt fără TVA, dar taxa de serviciu include în continuare TVA-ul produsului livrat, acesta fiind considerat un serviciu legat.
În plus, trebuie să știți și că TVA-ul funcționează și invers: deci un produs cu o cotă de TVA de 5% (de exemplu, o carte) poate fi facturat cu TVA de 5%, cu excepția cazului în care în comandă există un produs cu TVA mai mare.
Ce reguli trebuie să respecte magazinul online?
Mai jos, parcurgem regulile la care proprietarul unui magazin online trebuie să le acorde atenție, rând pe rând.
1. Responsabilitate
Pentru a începe magazinul online, trebuie să aveți o afacere individuală sau o formă corporativă. Deci, aveți nevoie de un formular de afaceri și un formular fiscal pentru a începe un magazin online.
De asemenea, trebuie luate în considerare următoarele, deoarece trebuie raportate autorităților:
• sfera de activitate;
• ambalare;
• activitatea de gestionare a datelor.
În plus, activitatea trebuie raportată grefierului primăriei responsabilă de sediu.
2. Domeniul de activitate
Magazinele web folosesc de obicei domeniul de activitate aparținând TEÁOR numărul 4791, care rulează sub denumirea „Livrare colete, vânzare cu amănuntul pe internet”.
3. Premiul produsului pentru protecția mediului
Dacă ambalăm singuri produsele magazinului online, avem obligația de a declara și achita taxa de produs pentru protecția mediului, care trebuie raportată la NAV.
În plus, taxa pentru produse de protecție a mediului se aplică și fluturașilor, publicațiilor publicitare, hârtiei de birou și materialelor POS. În plus, dacă vindem un produs care are un impact negativ asupra mediului, vom fi obligați și să plătim taxa de produs.
4. Gestionarea datelor
Când devine cineva operator de date? Este important să clarificăm acest lucru, deoarece proprietarul magazinului online va fi obligat să raporteze la NAV sau NAIH dacă:
• folosim și datele clienților pentru marketing direct și jocuri cu premii;
• le trimitem un newsletter.
În acest caz, va fi necesar și un număr de înregistrare.
Pe de altă parte, proprietarul nu este răspunzător dacă:
• stocăm date despre clienți;
• se înregistrează în magazinul online cu datele personale.
Date
În legătură cu lansarea magazinului online, poate apărea și întrebarea ce date trebuie să furnizeze compania.
Acestea sunt următoarele date generale:
• numele sau denumirea companiei;
• indicarea datelor de contact – adresa de e-mail, număr de telefon, adresă etc.;
• numărul de identificare a antreprenorului, numărul fiscal sau numărul de înregistrare a companiei;
• Numele persoanei de contact;
• Informații privind protecția datelor și Termeni și condiții generale (GTC).
În plus, informațiile legale referitoare la client trebuie, de asemenea, indicate:
• optiuni de plata;
• metode de livrare;
• posibilitatea exercitării dreptului de retragere;
• detaliile garanției, garanției, garanției;
• informații privind protecția datelor;
• obligatia de a trimite o confirmare dupa comanda;
• trebuie indicate si informatiile dinaintea trimiterii comenzii.
În sfârșit, trebuie afișate și date legate de produs, precum: denumirea produsului, descrierea, prețul.
5. Contabilizarea reducerilor și a programelor de fidelitate
Un magazin online bun își tratează ocazional clienții cu reduceri. Și mai târziu, creează un program de loialitate și puncte, crescând astfel implicarea.
În cazul reducerilor, este foarte important să le includeți într-un set de reguli transparent și ușor de înțeles. Cel mai simplu este dacă pe factură apar și reducerile. Ideea este ca platim TVA dupa pretul intreg, trebuie sa tinem cont de asta.
Modul în care taxăm punctele de fidelitate este, de asemenea, important. Dacă punctele de fidelitate pot fi obținute prin cumpărare, atunci când punctele sunt răscumpărate, calculăm o reducere aplicată ulterior, care trebuie afișată ca element negativ pe factură. În acest caz, nu există nicio obligație de plată suplimentară a taxelor.
Situația este diferită dacă clientul poate primi puncte fără a face o achiziție, de ex. pentru înregistrare, abonament etc. Atunci când clientul răscumpără punctele obținute în acest fel, nu primește o reducere valabilă retroactiv, ci mai degrabă un cadou, așa că el. trebuie în consecință să plătească impozite.
6. Cum diferă facturarea magazinelor online?
In cazul magazinului online, fiecare vanzare este urmata de emiterea unei facturi. Este recomandabil sa emiteti factura sub forma unei facturi electronice si apoi sa o livrati clientului. Acesta poate fi un atașament de e-mail, dar este și bine dacă facem imediat disponibilă pentru descărcare factura electronică la sfârșitul achiziției.
Merită precizat în Termenii și Condițiile Generale că după achiziție va fi emisă o factură electronică, clarificând astfel procesul.
7. De ce este bună contabilitatea electronică pentru magazinele online?
Scopul contabilității, și asta nu se aplică doar magazinelor online, este de a vă ajuta să urmăriți evoluțiile și procesele de afaceri. Planul de afaceri include conversii, valoarea coșului, numărul de clienți etc. se bazează pe variabile care propulsează afacerea înainte și permit creșterea continuă.
Este indicat să pregătim planul de afaceri și să-l parcurgem și cu contabilul, astfel încât să putem avea deja o perspectivă financiară în timpul procesului de planificare. În plus, merită să digitalizezi contabilitatea ori de câte ori este posibil.
De ce este bună contabilitatea online?
• automatizare: fara greseli de scriere, mai putine erori contabile;
• administrare: reduce administrarea hârtiei, nu este nevoie de organizarea elementelor pe hârtie, totul poate fi căutat mai ușor;
• avantajul facturilor electronice: sunt disponibile și online în orice moment pentru contabil;
• eficiență: facturile electronice nu trebuie înregistrate una câte una, iar dacă cantitatea de facturi crește, se creează un model care arată că odată cu creșterea sumei, timpul necesar pentru contabilitatea magazinului online crește la un nivel mai mic. mai mult decât cea a unei afaceri tradiţionale. Aceasta înseamnă că, cu trafic mai mare, taxa de contabilitate a magazinului online poate fi mai favorabilă prin automatizare.
Care sunt capcanele în contabilitatea online?
Una dintre cele mai mari capcane și dileme ale contabilității online, despre care puțini oameni vorbesc, este contabilitatea părții financiare. Ar trebui să alegem un program de facturare în care noi înșine înregistrăm nu numai cererile noastre individuale de factură (client), ci și decontarea acestora (adică contul curent al clientului nostru)? Sau încredințam evidența pretențiilor noastre împotriva clienților noștri doar contabilului. Sau ar trebui să ținem amândoi o evidență și să ne împăcăm constant? Acest lucru ar trebui cu siguranță discutat cu contabilul.
În cazul magazinelor online, un număr semnificativ de contabili nu se mai ocupă de înregistrarea și monitorizarea analitică continuă a clienților, aceștia se pot ocupa doar de așa-numita „înregistrare în registru general”. De aceea am menționat mai sus că taxa de contabilitate a magazinului online poate fi mai favorabilă în acest caz. Nu mulți scriu despre asta, pentru că nu toată lumea percepe că aceasta este o problemă reală sau o povară, nici pentru noi, nici pentru contabil. Dar dacă nu putem înregistra acest lucru noi înșine, sau pentru că sistemele noastre informatice nu ne permit, sau pentru că nu avem resursele umane adecvate la dispoziție, atunci această sarcină trebuie să fie încredințată contabilului, dar trebuie avut grijă să ne asigurăm că este elaborat si detaliat corespunzator lasati-ne sa va punem la dispozitie liste bancare, in caz contrar nici contabilul nostru nu va putea tine in ordine dosarele clientilor nostri. Contabilul nu poate ști că de ex. factura emisă clientului este plătită de o altă persoană, deoarece de ex. El este partenerul clientului, iar aceștia pot avea un cont bancar comun. Contabilul nostru va căuta numele cumpărătorului în listele băncii, în timp ce știți deja că altcineva a plătit în schimb. Contabilul nu va ști ce să facă cu suma transferată de o altă persoană, precum și cu motivul pentru care clientul nu a plătit? Acest lucru poate fi automatizat.
Trecerea la digitalizare are avantajele sale, iar în cazul magazinelor online este aproape esențială, dar să nu uităm de capcane. Ideea este că evidența magazinelor online nu este cu mult mai complicată decât cea a magazinelor tradiționale, dar pot exista capcane.