Könyvelés, adózás és egyéb tanácsok Webshopoknak

A digitalizálás egyre nagyobb teret nyer, számos cég teszi át működését az online térbe. Logikus kérdés: van különbség egy webshop könyvelése a hagyományos könyvelés között? Mikre kell odafigyelni, és milyen hibákat lehet elkövetni? Íme a válaszunk dióhéjban.

Ha webáruház indításában gondolkodunk, célszerű részletesebben informálódni ami könyvelést és a pénzügyet illeti, mivel egyes elemeiben vannak eltérések a hagyományos könyveléstől.

A webshopok ugyanis az e-kereskedelem magját képezik, folyamatosan változó és nagyszámú vásárlóval számolnak, a vásárlások értéke pedig mindig különböző. Ezért aztán, mielőtt belevágnánk, célszerű mindenre gondolni: így nem érhet majd meglepetés.

Webáruház indítása: mik a kezdeti költségek?

Mielőtt ismertetnénk, mikre kell odafigyelni a könyvelésnél, fontos, hogy átvegyük, mivel is jár egy webshop indítása. Hiszen a kezdeti kiadások magasak lehetnek, és a karbantartás összegei is folyamatos tervezést igényelnek.

Webshop kezdeti költségei

1. webshopmotor költsége: ez attól függ, hogy saját fejlesztésű, bérelt vagy open source webshop motorról van szó;

2. domain vásárlás: el kell dönteni azt is, hogy magyar vagy nemzetközi piacra célzunk (hu vagy com végződés);

3. SSL tanúsítvány: a titkosított fizetésért;

4. tárhelyvásárlás: a gyorsaság miatt nem mindegy, milyen tárhelyet vásárolunk, így nem éri meg spórolni;

5. a webshop indításához vállalkozásra is szükség lesz, hogy számlaképes lehessen;

6. pénzügyi és szállítási partnerek: hol és hogyan fizetnek majd a vásárlók? Kik legyenek pénzügyi partnerek (bankkártyás fizetés, Simplepay, Barion, PayPal stb), melyik futárcéget válasszuk: GLS, MPL, stb..

Webshop üzemeltetési költségek

1. termékbeszerzés: beszerzés esetén bekerülési költséggel és szállítási díjjal is számolni kell;

2. gyártás: attól is függ a költsége, hogy magunk gyártjuk-e, amennyiben igen, úgy eszközköltséggel, anyagköltséggel stb. is számolni kell;

3. raktározás és logisztika: a termék mérete meghatározza, milyen költségekkel kell majd számolni;

4. pénzügyi tranzakciók díja: a terméket egy védett csatornán keresztül vásárolják meg, amelynek költsége van;

5. jogi és ügyviteli kiadások: a jogi költség egyszeri, a könyvelési díj azonban folyamatos;

6. fejlesztés és karbantartás: ahogy növekedik a webáruház, úgy lesz szüksége folyamatos fejlesztésre;

7. ügyfélszolgálat: igaz ez az ügyfélszolgálati díjakra is;

8. marketing: nem csak indításnál, hanem folyamatosan szükséges invesztálni a marketing erejébe.

Eltér a webáruház könyvelése a hagyományostól?

A webshop könyvelésénél két olyan speciális szabály lép életbe, amelyek eltérnek a hagyományos könyveléstől.

• Minden tranzakciónál kötelező számlát kiállítani (egyébként is, természetesen – de webshop esetében az áru kiszállítása előtt): ez lehet elektronikus számla is, de amikor a termék kiszállításra kerül, szükség van összesítő dokumentumra. Ez akár lehet a szállítólevél, vagy egy másolat a számláról, papíralapú számla esetén pedig az eredeti is, de a csomagnak tartalmaznia kell valamelyiket.

• A szállítási díj ÁFA-kulcsa viseli a termék ÁFA kulcsát: mivel ez esetben több dologra is érdemes figyelni, ezért az alábbiakban részletesen kiderül, mit is értünk ez alatt.

Mire figyeljünk a szállítási díjak kapcsán? Fontos tudni, mi a különbség a szállítási díj és a szállítási költség között.

A szállítási költség: azt az összeget jelöli, amelybe a szállítás kerül a webshop tulajdonosának számára, ezt az összeget fizeti a futárcég vagy a posta részére; míg a szállítási díj: ez az összeg, amit a vevő fizet webáruház számára, azaz, amibe a szállítás kerül majd.

Mivel a két díjnak ÁFA számítás szempontjából nincs köze egymáshoz, ezért fontos különbséget tenni közöttük. Ugyanis a szállítási díj esetén a rendelést tartalmazó termékek közül a legmagasabb ÁFA kulccsal rendelkezőt vesszük figyelembe. Ez általában 27%.

Azonban azt fontos tudni, hogy a Magyar Posta által nyújtott szolgáltatások ugyan ÁFA mentesek, a szolgáltatás díja mégis felveszi a kiszállított termék áfáját, ugyanis kapcsolt szolgáltatásnak minősül.

Emellett azt is tudni kell, hogy az ÁFA visszafelé is így működik: tehát 5%-os áfakulcsú terméket (pl. könyv) 5%-os ÁFÁ-val számlázhatunk, hacsak a rendelésben nincs magasabb áfájú termék.

Milyen szabályoknak kell megfelelnie a webshopnak?

Az alábbiakban egyesével is végig vesszük azokat a szabályokat, amire egy webshop tulajdonosának figyelnie kell.

1. Számlaképesség

A webáruház indításához egyéni vállalkozás, vagy céges forma megléte szükséges. Tehát vállalkozási forma és adózási forma kell ahhoz, hogy webshopot indíthassunk.

Az alábbiakra is gondolni kell, hiszen a hatóságok felé be kell jelenteni:

• a tevékenységi kör;

• a csomagolás;

• az adatkezelési tevékenység.

Emellett be kell jelenteni a tevékenységet a székhely szerint illetékes önkormányzat jegyzőjénél.

2. Tevékenységi kör

A webáruházak általában a 4791 TEÁOR számhoz tartozó tevékenységi kört veszik fel, amely a “Csomagküldő, internetes kiskereskedelem” név alatt fut.

3. Környezetvédelmi termékdíj

Amennyiben a webshop termékeit mi magunk csomagoljuk, úgy környezetvédelmi termékdíj bevallási és fizetési kötelezettségünk keletkezik, amit be kell jelenteni a NAV felé.

Továbbá a környezetvédelmi termékdíj a szórólapokra, reklám kiadványokra, irodai papírra és POS anyagokra is vonatkozik. Ezen kívül, ha környezetterhelő terméket árulunk, szintén kötelesek leszünk a termékdíjat megfizetni.

4. Adatkezelés

Mikor válik valaki adatkezelővé? Ezt fontos tisztázni, ugyanis a NAV illetve a NAIH felé bejelentési kötelezettsége lesz a webáruház tulajdonosának, amennyiben:

• a vásárlók adatait direkt marketingre, nyereményjátékra is felhasználjuk;

• hírlevelet küldünk számukra.

Ebben az esetben nyilvántartási számra is szükség lesz.

Ezzel szemben nem terheli a tulajdonost kötelezettség, ha:

• adatokat tárolunk a vásárlókról;

• ők pedig a személyes adataikkal regisztrálnak a webshopba.

Adatok

A webáruház indítása kapcsán az a kérdés is felmerülhet, hogy milyen adatokat kell megadnia a cégnek.

Ezek az alábbi általános adatok:

• név, vagy cégnév;

• elérhetőségek feltüntetése – e-mail cím, telefonszám, cím, stb.;

• vállalkozói igazolvány száma, adószám, vagy a cégjegyzékszám;

• kapcsolattartó neve;

• Adatvédelmi Tájékoztató és Általános Szerződési Feltételek (ÁSZF).

Továbbá fel kell tüntetni a vásárlót érintő jogi információkat is:

• a fizetési lehetőségek;

• a kézbesítés módjait;

• az elállási joggal való élés lehetőségét;

• a garancia, szavatosság, jótállás részleteit;

• az adatvédelmi tájékoztatást;

• a megrendelés után visszaigazolás küldésének kötelezettségét;

• valamint fel kell tüntetni a megrendelés elküldése előtti tájékoztatást is.

Végül a termékkel kapcsolatos adatokat is meg kell jeleníteni, mint: a termék neve, leírása, ára.

5. Kedvezmények, hűségprogramok könyvelése

Egy jó webáruház időnként kedveskedik a vásárlóinak, és kedvezményeket nyújt. Később pedig hűségprogramot és pontokat is kialakít, ezáltal növelve az elköteleződést.

A kedvezmények esetén nagyon fontos, hogy átlátható és érthető szabályrendszerbe foglalják. A legegyszerűbb, ha a számlán is megjelennek a kedvezmények. A lényeg, hogy az áfát a teljes ár után fizetjük, ezt mindenképp tartsuk szem előtt.

Szintén fontos, hogy a hűségpontok esetén hogyan adózunk. Ha a hűségpontok vásárlással szerezhetők meg, akkor a pontok levásárlásakor utólagosan érvényesített kedvezményt számolunk el, amit a számlán negatív tételként fel kell tüntetni. Ebben az esetben nincs extra adófizetési kötelezettség.

Más a helyzet akkor, ha vásárlás nélkül is kaphat pontot a vásárló, például a regisztrációért, feliratkozásért stb.. Amikor az így szerzett pontot beváltja a vevő, nem egy korábbi vásárlása után járó, utólagosan érvényesített kedvezményt kap, hanem ajándékot, tehát ennek megfelelően kell adózni.

6. Miben tér el a webshopok számlázása?

A webáruház esetén minden egyes értékesítést egy számla kiállítása követ. A számlát célszerű e-számla formájában kiállítani, majd eljuttatni a vásárló felé. Ez lehet egy e-mail melléklet, de az is jó, ha a vásárlás végén rögtön letölthetővé tesszük az e-számlát.

Érdemes az ÁSZF-ben megfogalmazni, hogy e-számla kerül kiállításra a vásárlást követően, így egyértelműsítjük a folyamatot.

7. Miért jó az elektronikus könyvelés a webshopoknak?

A könyvelés célja, és ez nem csak a webáruházakra vonatkozik, az, hogy segítse a fejlesztéseket és az üzleti folyamatokat követhesse. Az üzleti terv a konverziók, kosárérték, a vevők száma stb. olyan változókon alapszik, amelyek előre lendítik a vállalkozást és folyamatos növekedést tesznek lehetővé.

Célszerű az üzleti tervet készíteni és azt a könyvelővel is végig átnézetni, hogy a tervezések folyamatában már pénzügyi rálátásunk is lehessen. Emellett érdemes digitalizálni a könyvelést is ott, ahol csak lehet.

Miért jó az online könyvelés?

• automatizáció: nincs elgépelés, kevesebb a számviteli hiba;

• adminisztráció: csökkenti a papíros adminisztrációt, nem kell rendezgetni a papíralapú elemeket, minden könnyebben utánakereshető;

• az e-számla előnye: a könyvelő számára is bármikor elérhetőek online;

• hatékonyság: az e-számlákat nem kell egyesével rögzíteni, valamint ha a számlák mennyisége növekszik, létrejön az a minta, amely megmutatja, hogy a mennyiség növekedésével együtt kisebb mértékben emelkedik a webáruház könyvelés időigénye, mint egy hagyományos vállalkozásé. Ez azt jelenti, hogy nagyobb forgalomnál a webáruház könyvelés díja az automatizálás révén kedvezőbb lehet.

Milyen buktatók lehetnek az online könyvelésben?

Amiről kevesen és keveset beszélnek, az online könyvelés egyik legfőbb buktatója és egyben dilemmája, az a pénzügyi rész könyvelése. Válasszunk olyan számlázó programot, amelyben mi magunk tartsuk nyilván nem csak az egyes számla (vevő) követeléseinket, hanem azok kiegyenlítettségét (azaz a vevőfolyószámlánkat)? Vagy bízzuk a vevőinkkel szembeni követeléseink nyilvántartását csak a könyvelőre. Vagy mindketten tartsuk nyilván, és folyamatosan egyeztessünk? Ezt mindenképpen a könyvelővel kell megbeszélni.

A könyvelők jelentős része a webáruházak esetében ma már nem foglalkozik vevő analitikus folyamatos nyilvántartásával és figyelésével, csak úgynevezett „főkönyvi feladást” képes kezelni. Ezért is említettem fentebb, hogy a webáruház könyvelési díja ilyen esetben kedvezőbb lehet. Nem sokan írnak erről, mert nem mindenki érzékeli, hogy ez valós probléma, vagy teher lehet, akár magunknak, akár a könyvelőnek. Ám ha mi magunk ezt nem tudjuk nyilvántartani, vagy mert az informatikai rendszereink nem teszik lehetővé, vagy mert nem áll rendelkezésünkre a megfelelő emberi erőforrás, – akkor ezt a feladatot rá kell bízni a könyvelőre, viszont arra figyelni kell, hogy a megfelelő kidolgozottságú és részletezettségű banki listákat bocsássuk a rendelkezésére, különben a könyvelőnk sem fogja tudni rendben tartani a vevőink állományát. A könyvelő nem tudhatja, hogy pl. a vevő számára kibocsátott számlát más személy fizeti ki, azért mert pl. Ő a vevő élettársa, esetleg közös bankszámlájuk is van. A könyvelőnk a banki listákon a vevő nevét fogja keresni, miközben Ön már rég tudja, hogy helyette más személy fizetett. A könyvelő nem fogja tudni mit kezdjen a más személy által utalt összeggel, mint ahogy azzal sem, hogy a vevő miért nem fizetett? Ezt automatizálni lehet.

Megvan tehát az előnye annak, ha a digitalizáció felé fordulunk, webáruházak esetén ez mellett pedig szinte elengedhetetlen, de ne feledkezzünk meg a buktatókról sem. A lényeg, hogy webshopok könyvelése sem sokkal bonyolultabb a hagyományos boltokénál, de akadhatnak buktatók.